Traditional Form

Traditional Form còn được biết đến với tên gọi Biểu mẫu truyền thống. Đây là hình thức biểu mẫu làm việc, lưu trữ thông tin đã có từ lâu, hiện tại vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Thông tin dữ liệu sẽ được thu thập và ghi lại bằng những biểu mẫu giấy tờ hoặc các file lưu trữ Excel. Có thể thấy được Traditional Form tiêu tốn một khoản phí lớn cho việc sử dụng văn phòng phẩm giấy, bút cũng như nguồn nhân lực nhập liệu.

 

Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, chuyển đổi số đang dần “phủ sóng” cuộc sống của chúng ta, Traditional Form trở nên lỗi thời và không còn phù hợp nữa. Sự phát triển như vũ bão của AI, Machine Learning hay khoa học phần mềm… đã tác động cả về chiều sâu và chiều rộng lên tất cả các doanh nghiệp. Thay đổi cách thức làm việc để thích nghi theo đúng quy luật thị trường là bước đi thông minh, đặc biệt là trong thời điểm kinh tế khủng hoảng vì dịch bệnh Covid-19. 

Vậy công nghệ 4.0 và chuyển đổi số đã đem lại cho chúng ta những gì? Câu trả lời chính là Electronic Form, giải pháp Biểu mẫu điện tử.

Electronic Form. Ảnh: nois.vn

Electric Form

Khi việc thu thập, nhập liệu thông tin “thủ công” làm kéo dài thêm quy trình, gây nên những vấn đề không đáng có, như một điều tất yếu Auto Form ra đời. Auto Form còn gọi là tự động hóa biểu mẫu, cách thức làm việc của nó là chuyển tất cả các quá trình thủ công như tạo lập công việc, chia sẻ ý tưởng, lên lịch booking, quản lý dữ liệu… sang hình thức điện tử nhằm tiết kiệm sức người và sức của. Và tất nhiên, Electronic Form là một định hướng phát triển của Auto Form.

Electronic Form (E – Form) hiểu đơn giản là các mẫu đơn trên ứng dụng phần mềm hoặc web, có thể sử dụng trên nền tảng điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị điện tử thông minh nhằm tạo lập đơn từ, đề xuất biểu mẫu, lưu trữ và xử lý số liệu…

Tùy vào từng nhà phát triển Electronic Form sẽ có thêm những tính năng khác hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp. Hiện nay phổ biến có thể thấy, E – Form cho phép người dùng thao tác dựa trên nền tảng điện tảng đám mây – Công nghệ Cloud.

Không ngẫu nhiên mà Electronic Form trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều nhà điều hành và doanh nghiệp, hãy nhìn xem E – Form đem lại những gì cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Electronic Form. Ảnh: nois.vn

⭕ Thu thập, ghi nhận, xử lý và lưu trữ thông tin dữ liệu nhanh, chính xác và an toàn thông qua các biểu mẫu.

⭕ Đơn giản, chuyển đổi số các thủ tục thủ công như tạo lập đơn từ, tạo lập công việc, chia sẻ ý tưởng, lên lịch booking…

⭕ Thông tin được ghi lại đảm bảo bất cứ lúc nào bạn cũng có thể làm việc với số liệu tại thời gian thực.

⭕ Hạn chế đến mức thấp nhất việc dữ liệu bị “xoay vòng” – số liệu nhập xong trên thực tế sản xuất đã có số liệu mới và “tam sao thất bản”.

Electronic Form hỗ trợ tạo các báo cáo tự động. Tích hợp theo dõi tiến trình công việc, nhìn nhận nguy cơ và đặt KPI phát triển.

Ngoài những lợi ích tiêu biểu kể trên, E – Form, Auto Formchuyển đổi số còn mang lại rất nhiều giá trị khác cho doanh nghiệp. Hiệu quả công việc được tối ưu, dữ liệu được cho phép truy cập theo chức vụ và nhiệm vụ của từng người. Đây thực sự là trợ thủ đắc lực của các cấp quản lý, nhà điều hành.

New Ocean IS và Factory Smart Forms & Checklists

New Ocean IS

New Ocean Information System (New Ocean ISNOIS) với hơn 11 năm hoạt động cùng đội ngũ nhân viên kinh nghiệm là đơn vị luôn nắm bắt nhanh chóng các xu hướng công nghệ mới. NOIS đưa sự phát triển của công nghệ và chuyển đổi số vào các lĩnh vực sản xuất một cách thông minh, đúng chỗ và đúng việc. Nổi tiếng với hơn70+ đối tác là các thương hiệu nổi tiếng như Vinamilk, Dutch LaDy, Amway, Nestle, P&G, HTL… NOIS khẳng định được vị thế của mình trong việc cung cấp các gói giải pháp hỗ trợ quản lý tối ưu doanh nghiệp. Những dự án thành công của New Ocean  Information   System phải kể đến Supply Chain, Traceability, Warehouse Management

Không dừng chân tại đó, cùng với sự phát triển của công nghệ và biến động của thị trường, NOIS luôn đi đầu xu hướng, nghiên cứu, phát triển và cho ra đời những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp mới. Đó là Factory Smart Forms & Checklists (FASF)Biểu mẫu điện tử, những “cánh tay nối dài của doanh nghiệp”. Vậy Factory Smart Forms & Checklists là gì và nó có  thật sự hiệu quả, tiếp tục theo dõi phần sau của bài viết để hiểu rõ hơn nhé!

Factory Smart Forms & Checklists

Electronic Form. Ảnh: nois.vn

New Ocean Information System luôn tập trung phát triển các sản phẩm của mình dựa trên nền tảng điện toán đám mây Microsoft Azure và Power BI. Dự án Electronic Form, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) cũng được phát triển trên nền tảng này. Gói giải pháp Factory Smart Forms & Checklists ứng dụng chuyển đổi số vào trong quy trình quản lý sản xuất, giúp nhà điều hành có thể theo dõi trực quan tiến độ sản xuất mà không cần di chuyển quá nhiều. Tiết kiệm hiệu quả một khoản lớn chi phí mà vẫn đảm bảo hoạt động sản xuất được kiểm soát liên tục, Factory Smart Forms & Checklists là giải pháp thay đổi tích cực và đột phá doanh nghiệp của bạn.

Factory Smart Forms & Checklists hoạt động như thế nào?

Nhìn nhận thách thức

Qua quá trình nghiên cứu, nhân viên của NOIS nhìn nhận được những thách thức mà cách làm việc truyền thống với Traditional Form đem lại. Từ đây đòi hỏi một sự đổi mới với Auto Form hay Electronic Form.

⭕ Quy trình thu thập, ghi chép và xử lý các số liệu thủ công bằng biểu mẫu giấy tờ, file Excel… tiêu tốn rất nhiều thời gian trong khi hiệu suất công việc không cao và độ chính xác luôn làm nhà quản lý lo lắng. Sai lầm của con người trong quá trình nhập liệu là hoàn toàn có thể xảy ra. Với những sai lầm có thể sửa chữa, bạn lại tốn thêm một vòng thời gian tuy nhiên trường hợp này vẫn tốt hơn so với việc sai lầm dẫn đến hậu quả nghiêm trong, gây gián đoạn sản xuất, thất thoát ngân sách.

⭕ Nhập liệu, xử lý thông tin, dữ liệu theo cách truyền thống phụ thuộc vào thủ tục giấy tờ rất nhiều, chi phí văn phòng phẩm như giấy, bút, mực in, ghim bấm… tính theo từng quý từng năm là rất lớn. Bên cạnh đó là khoản chi phí chi trả cho đội ngũ nhân viên nhập liệu.

⭕ Tình trạng “xoay vòng” dữ liệu rất dễ xảy ra. Nhập liệu xong số liệu thì trên thự thực tế đã có những số liệu sản xuất mới. Nhà điều hành sẽ gặp khó khăn khi muốn làm việc với số liệu tại thời gian thực.

⭕ Cách làm việc truyền thông với Traditional Form gây nên một vấn đề khá nan giải, đó là khi xảy ra lỗi trong quá trình sản xuất việc truy vết lại sẽ rất khó khăn.

⭕ Quy trình quản lý, báo cáo thông qua nhiều giai đoạn và cấp bậc tốn rất nhiều thời gian nhưng đôi khi chưa thật sự hiệu quả. Làm tăng thêm khối lượng công việc cho các cấp quản lý, nhà điều hành.

Giải pháp

Hoạt động với phương châm “Sự hài lòng của khách hàng là thành công của chúng tôi” NOIS luôn nỗ lực nghiên cứu đưa ra các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp. Giải quyết và phát triển đúng trọng tâm những thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) ra đời.

Electronic Form. Ảnh: nois.vn

Cách thức hoạt động và lợi ích của Factory Smart Forms & Checklists

Electronic Form của NOIS phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây Azure, tích hợp các công nghệ chuyển đổi số hiện đại nhất đem đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng. Việc quản lý quá trình sản xuất, nắm bắt tiến độ nhà máy trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Khối lượng công việc của nhân viên vận hành và nhà điều hành giảm bớt đáng kể nhờ có Factory Smart Forms & Checklists.

FASF giúp số hóa toàn bộ quá trình quản lý theo cách nhà điều hành mong muốn. Loại bỏ các thủ tục, giấy tờ, chứng từ… không cần thiết. Điều này hạn chế khả năng mất lỗi của nhân viên. Thông tin số liệu được tích hợp trong Electronic Form, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản rất lớn cho chi phí văn phòng phẩm và nhân viên nhập liệu.

⭕ Các trường thông tin, số liệu, dữ liệu được lưu trữ trong FASF phân bố khoa học, rõ ràng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin mong muốn cũng như phân quyền cho nhân viên truy cập đúng dữ liệu theo đầu công việc.

Factory Smart Forms & Checklists giải quyết được vấn đề nan giải “truy vết lỗi”. Hệ thống quản lý quá trình sản xuất theo thời gian rõ ràng. Vấn đề được truy vết ra với thời gian và địa điểm chính xác từ đó tìm được nguyên nhân phát sinh lỗi và có kế hoạch giải quyết phù hợp.

Electronic Form của NOIS đưa ra các phân tích số liệu trực quan, thể hiện chính xác các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình sản xuất. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc đưa ra các thông báo, quyết định của cấp quản lý.

⭕ Bạn có thể làm việc với số liệu và thời gian thực. Nhờ vậy nhà điều hành nhìn nhận được trực quan quá trình sản xuất. Không cần di chuyển đến tận nhà máy vẫn có thể nắm bắt chính xác công việc. Giảm khối lượng công việc nhưng vẫn đạt hiệu quả tối ưu, đây chính là kết quả mà những nhà điều hành luôn hướng đến.

⭕ Không chỉ FASF mà các Auto Form khác cũng đều làm việc trên thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, máy tính bảng hay laptop… Bạn chỉ cần ngồi tại văn phòng và thực hiện các thao tác quản lý cần thiết. Factory Smart Forms & Checklists sử dụng hệ thống Email, thông báo và nhắc nhở để vận hành.

Giảm thiểu khối lượng công việc, tiết kiệm đúng chỗ, nâng cao tính chính xác, hội nhập công nghệ, trợ thủ của nhà điều hành… là những gì mọi người nghĩ đến khi nhắc về FASF. Dự án Electronic Form của NOIS đã đánh trúng những tiêu chí quản lý mà doanh nghiệp vẫn luôn tìm kiếm. FASF hoàn toàn có thể thay thế hiệu quả Traditional Form và các phương pháp quản lý truyền thống.

New Ocean IS và kinh nghiệm xây dựng Electronic Form

NOIS nổi tiếng với đội ngũ nhân viên chuyên môn vững vàng cùng phong cách làm việc hết mình, luôn đổi mới trong tư duy sáng tạo, cập nhật xu hướng công nghệ. Các sản phẩm, dự án của New Ocean IS mang tính định hướng, ứng dụng tương lai rất cao. Chắc chắn bạn sẽ hài lòng khi lựa chọn trải nghiệm các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp đến từ NOIS.

Electronic Form (E – Form) hiểu đơn giản là các mẫu đơn trên ứng dụng phần mềm hoặc web, có thể sử dụng trên nền tảng điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị điện tử thông minh nhằm tạo lập đơn từ, đề xuất biểu mẫu, lưu trữ và xử lý số liệu…

⭕ Thu thập, ghi nhận, xử lý và lưu trữ thông tin dữ liệu nhanh, chính xác và an toàn thông qua các biểu mẫu.

⭕ Đơn giản, chuyển đổi số các thủ tục thủ công như tạo lập đơn từ, tạo lập công việc, chia sẻ ý tưởng, lên lịch booking…

⭕ Thông tin được ghi lại đảm bảo bất cứ lúc nào bạn cũng có thể làm việc với số liệu tại thời gian thực.

NOIS nổi tiếng với đội ngũ nhân viên chuyên môn vững vàng cùng phong cách làm việc hết mình, luôn đổi mới trong tư duy sáng tạo, cập nhật xu hướng công nghệ. Các sản phẩm, dự án của New Ocean IS mang tính định hướng, ứng dụng tương lai rất cao. Chắc chắn bạn sẽ hài lòng khi lựa chọn trải nghiệm các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp đến từ NOIS.

error: